1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.
Комментарий к ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте
Принципиальных новшеств правила хранения документов бухгалтерского учета не претерпели, в то же время актуализированы некоторые формулировки Закона N 402-ФЗ: введены положения в отношении порядка хранения средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, вместо используемых Законом N 129-ФЗ понятий "процедуры кодирования", "программы машинной обработки данных".
Уточнено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года, а документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Следовательно, учетная политика для целей бухгалтерского учета будет храниться не пять календарных лет, а еще не менее пяти лет после срока амортизации того или иного основного средства (нематериального актива), который был утвержден в этой учетной политике, то есть не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень N 558).
Перечень N 558 включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Перечень N 558 состоит из 12 разделов, разделы 2-4включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность.
Каждый из разделов и весь Перечень N 558 в целом имеют 4 графы.
В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
Исходя из Перечня N 558 для бухгалтерской (финансовой) отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) устанавливаются следующие сроки хранения:
а) сводная годовая (консолидированная) - постоянно;
б) годовая - постоянно;
в) квартальная - 5 лет;
г) месячная - 1 год;
Для бюджетной отчетности (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):
а) годовая - постоянно;
б) квартальная - 5 лет;
в) месячная - 1 год.
Вместо положения об ответственности руководителя организации за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Закон N 402-ФЗ устанавливает обязанность экономического субъекта по обеспечению безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.